प्रिंटेड टैग फाइल ब्लू रेक्टेंगल ऑफिस रिकॉर्ड फाइल साइज: A4

एक फाइल रिकॉर्ड, जिसे अक्सर लॉजिकल रिकॉर्ड कहा जाता है, लिंक की गई जानकारी का एक समूह है। प्रत्येक फ़ील्ड के लिए, आपको अपने सॉफ़्टवेयर में निम्नलिखित फ़ील्ड को परिभाषित करना होगा: डेटा प्रस्तुति शैली (उदाहरण के लिए द्विआधारी या वर्ण)। जितना संभव हो उतना डेटा स्टोर करने के लिए आवश्यक लंबाई। केवल वही दस्तावेज़ रखें जिनकी आपको आवश्यकता होगी। फ़ाइलों और फ़ोल्डरों के लिए एक सुसंगत नामकरण परंपरा बनाए रखें। अपने पेपरों को तिथि के अनुसार व्यवस्थित करें। कागजी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में बदलें। प्रत्येक फ़ाइल का अपना फ़ाइल पहचानकर्ता होता है। रिकॉर्ड का विषय या संदर्भ फ़ाइल संदर्भ द्वारा इंगित किया गया है। एक फोटोग्राफ, टेक्स्ट, या इलेक्ट्रॉनिक या भौतिक डेटा सभी को रिकॉर्ड माना जा सकता है।